KI-Lösung
KI-Telefonassistent
Der KI-Telefonassistent ist Ihre digitale Telefonzentrale in beide Richtungen: Er nimmt eingehende Anrufe entgegen, beantwortet Fragen und bucht Termine – und er ruft auf Wunsch auch aktiv für Sie an, um Termine zu bestätigen, Angebote nachzufassen oder Bestandskunden zu reaktivieren. Eine einzelne Lösung für den gesamten Telefonkontakt Ihres Unternehmens, nicht nur für eingehende Anrufe.
Ein verpasster Anruf ist selten nur ein verpasster Anruf – es ist meist ein verpasster Auftrag, der beim nächsten Anbieter auf der Liste landet.
Zwei Richtungen, ein Assistent: eingehende Anrufe werden angenommen (blauer Pfeil), ausgehende Anrufe wie Terminerinnerungen oder Angebotsnachfassen werden aktiv geführt (türkiser Pfeil) – beides auf Basis derselben Wissensbasis und Ihrer Freigaben.
Der Anruf, der sonst verloren gegangen wäre
Ohne KI-Telefonassistent
Ein Interessent ruft an, weil er kurzfristig Unterstützung braucht – vielleicht nach Feierabend, vielleicht mitten im Tagesgeschäft, wenn gerade niemand am Telefon frei ist. Es klingelt durch, niemand nimmt ab. Er legt auf und ruft den nächsten Anbieter auf seiner Liste an. Der Auftrag ist weg, bevor er überhaupt entstanden ist – und Sie erfahren nie, dass es diese Chance gab.
Mit KI-Telefonassistent
Der KI-Telefonassistent nimmt sofort ab, erfasst das Anliegen und die Dringlichkeit und bietet direkt einen passenden Termin an – ganz ohne Wartezeit für den Anrufenden und ohne dass in diesem Moment jemand aus Ihrem Team verfügbar sein muss. Der Termin steht im Kalender, bevor der Interessent überhaupt auf die Idee kommt, woanders anzurufen.
Einsatzbereiche
Inbound – nimmt Anrufe entgegen
Der klassische, bewährte Kern: erreichbar sein, wenn Kunden anrufen.
- Telefonischer Empfang außerhalb oder innerhalb der Geschäftszeiten
- Terminvereinbarung und Rückrufaufnahme
- Beantwortung häufiger Fragen (FAQ) und Auskunft zu Öffnungszeiten
- Lead-Qualifizierung und Statusanfragen
- Vorqualifizierung von Bewerbungen, Hinweise zum Notdienst
- Weiterleitung an zuständige Mitarbeitende bei Bedarf
Outbound – ruft aktiv für Sie an
Der Assistent meldet sich nicht nur, er meldet sich auch bei anderen – für alle Fälle, in denen bereits ein legitimer Kontaktanlass besteht (siehe Hinweis zu rechtlichen Grenzen unten).
- Terminerinnerungen und Terminbestätigungen vor dem vereinbarten Termin
- Angebote nachfassen: freundliche Rückfrage, ob noch Interesse besteht
- Reaktivierung länger inaktiver Bestandskunden
- Zufriedenheits- und Feedback-Anrufe nach Auftragsabschluss
- Abarbeiten von Leadlisten aus eigenen Formularen, Messekontakten oder Empfehlungen
- Erinnerung an offene Rückmeldungen oder ausstehende Unterlagen
Branchenspezifisch eingerichtet
Derselbe Assistent, mit auf Ihre Branche zugeschnittener Wissensbasis und typischen Abläufen.
- Arztpraxis: Terminvereinbarung, allgemeine Praxisfragen, Hinweise bei Notfällen
- Kanzlei: Erstkontakt, Terminvereinbarung, Weiterleitung nach Rechtsgebiet
- Werkstatt/Handwerksbetrieb: Auftragsannahme, Terminkoordination, Statusauskünfte
- Immobilienunternehmen: Erstanfragen zu Objekten, Terminvereinbarung für Besichtigungen
- Beratungsunternehmen: Erstkontakt und Terminvorbereitung
Funktionen
- Natürliche, verständliche Gesprächsführung
- Individuelle Wissensbasis zu Ihrem Unternehmen
- Kalenderanbindung für Terminbuchungen
- CRM-Anbindung
- E-Mail-Benachrichtigung nach jedem Gespräch
- Strukturierte Gesprächsnotizen
- Geregelte Übergabe an Mitarbeitende
- Kontaktdatenerfassung
- Hinterlegte Geschäftszeiten
- Definierte Eskalationsregeln
- Mehrsprachigkeit, soweit technisch verfügbar
- Import eigener Kontakt-/Leadlisten für Outbound-Kampagnen
- Anrufplanung: Anrufzeiten, Wiederholversuche bei Nichterreichen
- Individuelle Gesprächsleitfäden je Kampagne (z. B. Terminerinnerung vs. Reaktivierung)
- Kampagnen-Reporting: Erreichbarkeit, Gesprächsergebnisse, vereinbarte Folgetermine
- Terminverwaltung in Echtzeit: Verfügbarkeit prüfen, bestätigen, erinnern, umbuchen, stornieren
- Branchenspezifische Wissensbasis, individuell konfigurierbare Gesprächsabläufe
Klassisch vs. mit KI-Telefonassistent
| Klassisch | Mit KI-Telefonassistent |
|---|---|
| Erreichbar nur während der Bürozeiten, oft nur mit Warteschleife | Rund um die Uhr erreichbar für eingehende Anrufe |
| Terminerinnerungen werden manuell nachtelefoniert oder ganz weggelassen | Terminerinnerungen laufen automatisiert im Hintergrund |
| Nachfassen von Angeboten bleibt an stressigen Tagen liegen | Angebote werden zuverlässig und zeitnah nachgefasst |
| Leadlisten werden abends oder gar nicht mehr abtelefoniert | Leadlisten werden strukturiert und dokumentiert abgearbeitet |
| Jedes Gespräch bindet volle Arbeitszeit einer Person | Mehrere Gespräche laufen gleichzeitig, Ihr Team wird entlastet, nicht ersetzt |
So fühlt sich das für Ihre Kunden an
Beispielhafte Darstellung typischer Gesprächsverläufe – zur Veranschaulichung, kein echter Chat-Screenshot.
Verpasster Lead – direkt gerettet
Eingehender Anruf (Inbound)
Ausgehender Anruf (Outbound-Kampagne)
Beispielablauf
1. Anruf geht ein
Der KI-Telefonassistent meldet sich, stellt sich als digitaler Assistent vor und erfragt das Anliegen.
2. Anliegen einordnen
Die KI ordnet das Anliegen anhand Ihrer Wissensbasis ein – etwa Terminwunsch, allgemeine Frage oder Notfall.
3. Bearbeitung oder Übergabe
Standardanliegen werden direkt bearbeitet (z. B. Terminbuchung). Komplexe oder sensible Anliegen werden an Ihr Team übergeben.
4. Nachbereitung
Sie erhalten eine strukturierte Zusammenfassung inklusive Kontaktdaten und Anliegen per E-Mail oder CRM-Eintrag.
Beispielablauf – Outbound-Kampagne (z. B. Terminerinnerung)
1. Liste hinterlegen
Sie stellen die Kontaktliste bereit (z. B. Kunden mit Termin in den nächsten 3 Tagen) – nur Kontakte mit legitimem Anlass.
2. Gesprächsleitfaden festlegen
Gemeinsam legen wir fest, was die KI sagen soll und wie sie auf typische Rückfragen reagiert.
3. Anrufe werden geführt
Der Assistent ruft im definierten Zeitfenster an, bestätigt oder verschiebt Termine und dokumentiert das Ergebnis.
4. Auswertung
Sie erhalten eine Übersicht: erreicht/nicht erreicht, Ergebnis je Kontakt, ggf. neue Termine direkt im Kalender.
Datenschutz & Transparenz
Der KI-Telefonassistent kennzeichnet sich gegenüber Anrufenden – auch bei ausgehenden Anrufen – als digitaler Assistent. Für Outbound-Anrufe gilt in Deutschland eine wichtige rechtliche Grenze: Telefonische Kaltakquise ohne vorherige Einwilligung ist gegenüber Verbrauchern nach § 7 UWG grundsätzlich unzulässig, gegenüber Unternehmen nur bei mutmaßlichem Einverständnis zulässig. Der KI-Telefonassistent wird deshalb ausschließlich für Kontakte mit legitimem Anlass eingesetzt (z. B. bestehende Kundenbeziehung, eigene Anfrage des Kontakts, Termin- oder Vertragsbezug) – wir prüfen mit Ihnen gemeinsam vor jeder Outbound-Kampagne, welche Listen rechtlich angerufen werden dürfen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis der mit Ihnen vereinbarten Rechtsgrundlagen; für eingesetzte Unterauftragnehmer schließen wir die erforderlichen Auftragsverarbeitungsverträge ab. Details regeln wir in der KI-Zusatzvereinbarung zu Ihrem Vertrag.
Abrechnung & Preise
Inbound (eingehende Anrufe) wird als monatliche Basispauschale inklusive Freiminuten-Kontingent abgerechnet, zzgl. einmaliger Einrichtung der Wissensbasis und Gesprächsregeln. Outbound-Kampagnen (aktive Anrufe) werden individuell nach Listengröße, Anrufvolumen und Gesprächskomplexität kalkuliert – einen Richtwert erhalten Sie im kostenlosen Erstgespräch.
KI-Telefonassistent – Basis (inkl. Freiminuten-Kontingent)
Einrichtung KI-Telefonassistent (Wissensbasis, Kalender, Regeln)
KI-Telefonassistent Outbound – Einrichtung Gesprächsleitfaden
KI-Telefonassistent Outbound – Kampagnenpauschale
Alle Preise netto zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Interner Preisvorschlag, vor Veröffentlichung freizugeben.
Häufige Fragen
Interesse an KI-Telefonassistent?
Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo, wie die Lösung für Ihr Unternehmen konfiguriert werden kann.